Ontwikkeling of herziening

De knelpuntenanalyse richt zich zowel op de inhoud als op de organisatie van de zorg. Daarom moeten alle relevante partijen hierbij betrokken worden. Bij de knelpuntenanalyse staat de patiënt centraal. Alle relevante partijen inventariseren wat de ervaren knelpunten zijn. Methoden om knelpunten in kaart te brengen zijn bijvoorbeeld literatuuronderzoek, vragenlijstonderzoek, focusgroepen en interviews.
Bij zeldzame aandoeningen zijn vragenlijsten, interviews of focusgroepen vaak de meest nuttige methodes voor het in kaart brengen van de knelpunten. Heeft u hulp of adviezen nodig bij de uitvoering van een knelpuntenanalyse? Neemt u dan contact op met de VSOP. Wij helpen u graag verder.

Taak en rol verdeling:

Het wordt aangeraden om experts te betrekken op het gebied van literatuurresearch, het houden van focusgroepen of het afnemen van interviews. Goede afstemming tussen de initiatiefnemer en andere betrokkenen over deze rolverdeling is belangrijk.

• Bepaal het onderwerp en de doelgroepen van de kwaliteitsstandaard.
• Benader wetenschappelijke verenigingen, beroepsverenigingen, individuele zorgverleners en eventuele andere relevante partijen die betrokken zijn bij de (medische) zorg voor de aandoening. Vraag hen mee te werken aan de ontwikkeling van een kwaliteitsstandaard. Zorgverleners die werkzaam zijn bij een expertisecentrum/-centra voor de betreffende zeldzame aandoening (erkend door het ministerie van VWS) dienen in ieder geval betrokken te zijn.
• Betrek deze zorgverleners bij het verder uitwerken van het plan om te komen tot een kwaliteitsstandaard. Bespreek daarbij in ieder geval de inbreng vanuit patiëntenperspectief.
• Informeer de wetenschappelijke en/of beroepsvereniging over de plannen voor het ontwikkelen van een kwaliteitsstandaard en zorg dat ze vanaf de start betrokken/op de hoogte zijn. Zorg ervoor dat in de beginfase van de ontwikkeling van de kwaliteitsstandaard afspraken met de (wetenschappelijke) beroepsverenigingen worden gemaakt over de vaststellingsprocedure.
• Het heeft de voorkeur dat de subsidieaanvraag een samenwerking is tussen patiëntenorganisatie(s), zorgverleners en eventueel de wetenschappelijke en/of beroepsvereniging. Let op: bepaalde subsidies zijn specifiek voor patiëntenorganisaties. Indien de subsidie mede door zorgverleners wordt aangevraagd, kan daardoor de aanvraag geweigerd worden. Weigering van een aanvraag is ook mogelijk als er kosten voor medewerking door artsen opgenomen worden.

Taak en rol verdeling:

De patiëntenorganisatie neemt het initiatief tot de ontwikkeling van een kwaliteitsstandaard en heeft de leidende en coördinerende rol. Het ontwikkelen van een kwaliteitsstandaard is echter een ingewikkeld, arbeidsintensief en kostbaar traject. Zij kunnen dit niet zonder de hulp en inbreng van zorgverleners en andere relevante betrokkenen. Goede afstemming over taken en verantwoordelijkheden is belangrijk om het ontwikkelproces goed te laten verlopen. Heeft de patiëntenorganisatie zelf de mogelijkheid om het ontwikkeltraject procesmatig te begeleiden en/of secretarieel te ondersteunen? Is een arts hiertoe bereid, of is hiervoor externe ondersteuning nodig? Eventuele kosten van een procesbegeleider kunnen als kostenpost worden opgenomen in de subsidieaanvraag. Mocht u over bovenstaande meer informatie willen ontvangen, neemt u dan contact op met de VSOP.

Een ontwikkelgroep bestaat uit afgevaardigden namens de betrokken patiëntenorganisatie(s), de wetenschappelijke verenigingen, zorgverleners en andere relevante betrokkenen. Zorgverleners moeten goedkeuring aanvragen bij hun beroepsvereniging voor betrokkenheid in deze ontwikkelgroep; zij moeten gemandateerd worden. Bedenk goed wie het proces van ontwikkeling zal leiden en voorzitter wordt. Het ligt het meest voor de hand hiervoor een vertegenwoordiger vanuit een door VWS erkend expertisecentrum te vragen.

Indien gewenst, bijvoorbeeld als er meerdere inhoudelijke modules ontwikkeld moeten worden, kan de ontwikkelgroep onderverdeeld worden in verschillende werkgroepen. In iedere werkgroep is een vertegenwoordiging aanwezig van de relevante partijen die bij die inhoudelijke module betrokken moet zijn. Het heeft de voorkeur dat in iedere werkgroep een vertegenwoordiger betrokken is vanuit de patiëntenorganisatie(s) en het expertisecentrum.

Taak en rol verdeling:

Vanaf de start van de ontwikkeling of herziening van de kwaliteitsstandaard is het belangrijk dat de deelnemende partijen zaken goed met elkaar afstemmen en dat zij afspraken maken over de manier van werken. Bespreek vooraf de onderlinge rolverdeling. Het schrijven van teksten voor de kwaliteitsstandaard is primair de taak van een expertisecentrum en andere relevante zorgverleners (zoals uit een behandel- en interventiecentrum).

Na de knelpuntenanalyse worden ervaren knelpunten geprioriteerd. Knelpunten die opgelost kunnen worden door middel van het ontwikkelen van kwaliteitsstandaard, worden omgezet naar uitgangsvragen. In een kwaliteitstandaard worden aanbevelingen gedaan over deze uitgangvragen. Uitgangsvragen kunnen betrekking hebben op allerlei elementen zoals: oorzaken, screening, preventie, diagnostiek, behandelopties, prognose en organisatie van zorg. Probeer de uitgangsvragen zo specifiek mogelijk te stellen door de vragen goed af te bakenen.

Taak en rol verdeling:

Bepaal samen met de ontwikkelgroep hoeveel uitgangsvragen je wilt en kunt gaan beantwoorden in de kwaliteitsstandaard. Neem hiervoor het beschikbare budget (m.n. uren maal tarief) vanuit de verkregen projectfinanciering als uitgangspunt. Als de kwaliteitsstandaard te veel verschillende onderwerpen/ gebieden beslaat, focus dan op de belangrijkste, bijvoorbeeld prioritering van maximaal 5 uitgangsvragen en beperk zo veel mogelijk de bijbehorende deelvragen. Beoordeel per uitgangsvraag hoe deze het beste beantwoord kan worden, bijv. door systematisch literatuuronderzoek.

Voor uitgangsvragen en bijbehorende deelvragen worden aanbevelingen geformuleerd. De aanbevelingen worden geformuleerd op basis van bewijs (evidence) uit de literatuur en bewijs uit de praktijk. Het is daarom nodig systematisch literatuuronderzoek te doen. Hiervoor is specifieke expertise nodig (bijv. IKNL, Kennisinstituut/ Federatie Medisch Specialisten). Denk eraan binnen een werkgroep eerst goed vast te leggen welke zoekstrategieën en -termen worden gebruikt. Een informatiespecialist ontwikkelt een zoekstrategie en zoekt systematisch in wetenschappelijke databases. Ook worden eventuele bestaande internationale richtlijnen/standaarden geraadpleegd. Denk eraan voor uw systematische literatuursearch financiële middelen te reserveren in uw begroting.

Het systematisch samenvatten van de literatuur, door ten minste twee personen, onafhankelijk van elkaar, verhoogt de betrouwbaarheid van het literatuuronderzoek. Bij de samenvatting van onderzoekgegevens wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van de GRADE-methodiek. GRADE is een methode om duidelijk te kunnen bepalen wat de kwaliteit van het wetenschappelijk bewijs is en de sterkte van de aanbeveling.
Bij zeldzame aandoeningen is er vaak weinig wetenschappelijk bewijs en beperkt tot geen literatuur beschikbaar, o.a. veroorzaakt door kleine patiëntenaantallen en kleine onderzoeksaantallen. Bepaal of er relevante literatuur is en of deze bruikbaar is voor de uitgangsvragen van de kwaliteitsstandaard. Wanneer er weinig of vrijwel géén wetenschappelijk bewijs is, kan informatie ook op andere manieren verzameld en samengevat worden (bijv. panel van experts, focusgroepen, informatie uit registers of uit niet-gepubliceerde bronnen).

Taak en rol verdeling:

Het beoordelen van de verkregen wetenschappelijke literatuur of het schrijven van teksten voor de kwaliteitsstandaard zijn primair de taak van een erkend expertisecentrum en andere relevante zorgverleners (zoals uit een behandel- en interventiecentrum). Werk samen met experts op het gebied van methodologie en literatuursearch.

Maak bij het formuleren van de aanbevelingen gebruik van:

• De resultaten van het literatuuronderzoek en ervaringen van patiënten en hun naasten.
• De kwaliteitscriteria vanuit patiëntenperspectief voor de betreffende aandoening. De aanbevelingen geven antwoord op de uitgangsvragen die zijn geformuleerd. Het beschrijft bijvoorbeeld concreet wat er moet gebeuren in een bepaalde situatie bij een bepaalde groep patiënten. Het moet duidelijk zijn welke actie moet worden ondernomen en wat het doel daarvan is. Een aanbeveling is zo geformuleerd dat duidelijk wordt hoe sterk het wetenschappelijke bewijs voor deze aanbeveling is. Als er bijvoorbeeld voldoende bewijs is dat de nieuwe behandeling beter is dan de huidige behandeling wat betreft het effect, de veiligheid en andere voordelen voor de patiënt, dan kan dit in de aanbeveling staan. Bij zeldzame aandoeningen zal het echter voorkomen dat het wetenschappelijk bewijs zeer klein is. Hierbij wordt er meer uitgegaan van de (praktijk) ervaringen.  

Zorg bij de formulering van de aanbevelingen dat:

• Er naast het wetenschappelijk bewijs ook rekening wordt gehouden met de ervaringen van zorgverleners en patiënten.
• Als er sprake is van meerdere mogelijkheden, de voor- en nadelen duidelijk verwoord staan.
• Vermeld wordt of de zorg vergoed wordt uit het basispakket.

Taak en rol verdeling:

Indien er medisch inhoudelijke modules ontwikkeld worden, dan verzorgen de zorgverleners de formulering en uitwerking van deze modules. De inbreng van het patiëntperspectief blijft ook bij deze module(s) essentieel. Zorg als patiëntorganisatie ervoor dat u betrokken bent bij de formulering van de aanbevelingen zodat het patiëntperspectief goed verwoord staat.

Een kwaliteitsstandaard bevat de volgende onderdelen :

• Samenvatting van de (kern)aanbevelingen
• Algemene inleiding: De algemene inleiding beschrijft het doel, de doelgroep(en), werkwijze en totstandkoming, samenstelling van de werkgroep (met in een bijlage een lijst van gemelde belangen van alle betrokkenen) en een procedure voor herziening van de kwaliteitsstandaard.
• Module(s):  Dit kan een zorginhoudelijke module zijn of een module Organisatie van zorg. Een module geeft op basis van systematische analyse en argumentatie antwoord op één uitgangsvraag en sluit af met een advies/aanbeveling voor de praktijk. Een modulaire opbouw bevordert de toepassing in de praktijk en faciliteert efficiënt en flexibel onderhoud van de kwaliteitsstandaarden. In de loop der tijd kunnen modules worden toegevoegd aan de kwaliteitsstandaard. Als een module gebruikt kan worden voor meerdere aandoeningen, dan spreekt men van een generieke zorgmodule. Als invoering van de kwaliteitsstandaard grote organisatorische veranderingen met zich meebrengt, is het goed te beschrijven hoe deze verandering vormgegeven wordt.
• (Indien relevant) Adviezen voor e-health: E-health biedt mogelijkheden voor preventie, monitoring, nazorg en zelfmanagement en kan bijdragen aan de kwaliteit en (kosten-)effectiviteit van de zorg. Indien e-health een relevante strategie is, beschrijf dit dan expliciet in de kwaliteitsstandaard.
• (Indien relevant) Overzicht van belangrijkste kennislacunes: Als uit literatuuronderzoek blijkt dat er onvoldoende of tegenstrijdig wetenschappelijk bewijs is voor het beantwoorden van een uitgangsvraag, dan is er sprake van een kennislacune. Kennislacunes worden in de kwaliteitsstandaard beschreven in een aparte paragraaf of bijlage. Bij voorkeur worden de onderwerpen hierbij geprioriteerd.
• (indien relevant) Omschrijf hoe je wilt meten of de kwaliteit van zorg verbetert door het gebruik van de kwaliteitsstandaard. Om deze vraag te beantwoorden worden zogenaamde "indicatoren" gebruikt. Een indicator is een meetinstrument dat een aanwijzing geeft over de kwaliteit van zorg. Praktische voorbeelden hiervan zijn: Het aantal complicaties, de wachttijd op een poli etc. Het is handig om eerst na te gaan welke indicatoren er allemaal al zijn. Bij het formuleren van meetvoorstellen wordt zoveel mogelijk aangesloten bij deze bestaande indicatoren. Indien nodig kunnen er nieuwe indicatoren worden ontwikkeld.
• Voorstel voor thema's om gebruik van de kwaliteitsstandaard te evalueren.
• Adviezen voor implementatie.
• Toegankelijke patiënteninformatie: een patientenversie van de kwaliteitsstandaard.

Taak en rol verdeling:

Voor de taak en rolverdeling wordt verwezen naar stap 2: samenstelling ontwikkelgroep

In de commentaarronde toetsen de leden van de ontwikkelgroep de kwaliteitsstandaard op inhoud en toepasbaarheid in de praktijk. Leg het concept-document voor aan de betrokken wetenschappelijke verenigingen en/of beroepsverenigingen, en relevante partijen die ook bij de knelpuntenanalyse betrokken waren.

Naar aanleiding van de commentaarronde wordt het concept bijgesteld.

Taak- en rolverdeling:

Alle partijen leveren vanuit hun eigen perspectief commentaar op de concept kwaliteitsstandaard. De procesbegeleider verwerkt deze commentaren en informeert de partijen die commentaar hebben geleverd over de veranderingen in de definitieve versie ten opzichte van het concept. De betrokken patiëntenorganisatie(s) kan/kunnen de concept kwaliteitstandaard voorleggen aan een klankbordgroep. In deze klankbordgroep zijn patiënten uit alle relevante patiëntendoelgroepen vertegenwoordigd.

Het is belangrijk al vóór de start van de ontwikkeling van de kwaliteitsstandaard afspraken te maken over de autorisatieprocedure. Autorisatie door wetenschappelijke en/of beroepsverenigingen is een formele bekrachtiging van de kwaliteitsstandaard. De inhoud van de kwaliteitsstandaard wordt dan op alle onderdelen onderschreven. Sommige wetenschappelijke en/of beroepsverenigingen hebben hiervoor een aparte commissie ingericht. Een lichtere variant van accordering verloopt via de verklaring-van-geen-bezwaar-procedure. Dit betekent dat de kwaliteitsstandaard in hoofdlijnen wordt onderschreven en dat er geen majeure bezwaren zijn tegen de voorgestelde aanbevelingen. Accordering wordt aan alle partijen die in de werkgroep zitten gevraagd. Bij patiëntenorganisaties gaat het dan vooral om de vraag of de aspecten die vanuit het patiënten-/cliëntenperspectief van belang zijn, voldoende aan bod komen. Daarom is het belangrijk dat die aspecten bij het vaststellen van de uitgangsvragen expliciet worden benoemd.

De autorisatie of accordering duurt bij voorkeur maximaal drie maanden. Het is niet de bedoeling tijdens de autorisatieronde nieuwe inhoudelijke discussiepunten aan te kaarten, want daarvoor was de voorafgaande commentaarronde bestemd. Wanneer de autorisatie een probleem vormt, wordt gezocht naar een voor alle partijen acceptabele oplossing.

Taak en rol verdeling:

Maak afspraken over welke rollen en taken de verschillende partijen hebben bij de autorisatie, maar ook bij de herziening of het onderhoud van de kwaliteitsstandaard.