Start inrichten zorgnetwerk:
Meerdere patiëntenorganisaties en/of meerdere expertisecentra

De initiatiefnemer informeert bij de erkende expertisecentra en de relevante patiëntenorganisatie(s) of ze samen willen werken aan de ontwikkeling van een zorgnetwerk. De initiatiefnemer bespreekt daarbij het doel en de wensen en introduceert het plan voor het inrichten van een zorgnetwerk (zie onderstaande uitklapvelden).

De betrokken patiëntenorganisatie(s) en erkende expertisecentra samen bepalen welke patiëntenorganisatie en welk expertisecentrum samen de kerngroep vormen. De kerngroep, bestaande uit altijd in ieder geval één patiëntenorganisatie en één expertisecentrum, dient als kartrekker van het project en zet de vervolgstappen in gang.

Lukt het niet om te besluiten wie de kerngroep vormen, dan zijn er verschillende opties:  

1. participatie in ERN geeft de doorslag
2. onafhankelijke partij aanwijzen die de doorslag geeft (vooraf afspreken: expertisenetwerk moet zich aan uitslag committeren)
3. (bij gelijke commitment) roulerend ‘kartrekkerschap’

Indien de patiëntenorganisatie en het erkende expertisecentrum dit wensen, dan kunnen ze ervoor kiezen de samenwerking formeel te starten door het ondertekenen van een ' Ambitie tot bouwen aan een zorgnetwerk'  (zie hier voor het format). Hierin wordt onder andere het doel van het zorgnetwerk geformuleerd.

Voor meer informatie over het belang van een zorgnetwerk zie: de toelichting op deze website.

Na de vorming van de kerngroep, is het inrichten van de projectorganisatie de volgende stap.

Advies:
Voer hierbij de volgende acties uit:

1. Stel een lijst op van potentiële leden die in het zorgnetwerk kunnen participeren. Is het lastig om deze lijst samen te stellen, ga dan eerst na welke:

• fases van het zorgcontinuüm van belang zijn
• disciplines betrokken moeten worden
• kwaliteitsdocumenten er zijn

Zie hiervoor ook de bijbehorende uitklapvelden.

2. Werk de projectorganisatie uit: wie voert binnen de kerngroep welke taken uit?

Bepaal welke fasen uit het zorgcontinuüm betrekking hebben op het zorgnetwerk van de betreffende aandoening. Het is belangrijk om goed zicht te hebben op het zorgcontinuüm, omdat dit onderdeel ook van belang is bij de beschrijving van de organisatie van zorg.

Het zorgcontinuüm bestaat uit de volgende fasen:

1. preventie en vroegsignalering
2. diagnostiek
3. zorgplan en behandeling
4. begeleiding, revalidatie en/of palliatieve zorg (denk hierbij ook aan (psycho)sociale zorg en aan de begeleiding van (zorg voor) mantelzorgers/naasten)

Ga na of alle relevante disciplines uit het uitklapveld ‘projectorganisatie’ zijn benaderd en nodig ontbrekende personen alsnog uit.

Zie ook: ‘potentiële leden voor participatie in zorgnetwerk uitnodigen’.

De kerngroep inventariseert welke bestaande overeenkomsten en intentieverklaringen er zijn. Dit kunnen zowel bestaande documenten zijn voor de ‘eigen’ aandoening als voorbeelden van andere aandoeningen.

Uitwerken verklaring tot samenwerking

Stel een eerste concept op van de intentieverklaring, ambitieverklaring of samenwerkingsovereenkomst. Gebruik hiervoor eventueel de informatie uit de pitch van de verschillende zorginstellingen en de wensen en verwachtingen van de verschillende zorginstellingen t.o.v. elkaar en de patiëntenorganisatie.

Voor het opstellen van een (concept)overeenkomst zijn er verschillende opties, bijvoorbeeld:

1. Uitbesteden aan een beleids-/projectmedewerker die nauw samenwerkt met een (aan te stellen) projectgroep, bestaande uit relevante zorgverleners en een afvaardiging vanuit de patiëntenorganisatie.
2. Uitvoeren door een (aan te stellen) projectgroep, die bestaat uit relevante zorgverleners en een afvaardiging vanuit de patiëntenorganisatie.

Zie ook het format van een samenwerkingsovereenkomst.

Leg het concept voor aan het zorgnetwerk. Via een digitale commentaarronde of tijdens een netwerkbijeenkomst kunnen de leden het concept van commentaar voorzien. Pas het concept op basis van de ontvangen feedback aan en bespreek de nieuwe versie met het zorgnetwerk tijdens een bijeenkomst. Herhaal zo nodig de commentaarronde. Maak het document definitief zodra iedereen akkoord is.

Voorbeelden van kwaliteitsdocumenten zijn:

• (multidisciplinaire) richtlijn
•  zorgstandaard
• (richtlijn) module organisatie van zorg
• medisch inhoudelijke (richtlijn) module
• visiedocument
• leidraad
• zorgpad
• kwaliteitscriteria
• profiel regievoerend arts
• selectiecriteria behandelcentrum en/of interventiecentrum

Kijk voor voorbeelden van kwaliteitsdocumenten op:
zichtopzeldzaam, zorgstandaarden en richtlijnendatabase

De kerngroep ontwikkelt een visiedocument over de organisatie van zorg binnen het zorgnetwerk, tenzij:

• er al een module organisatie van zorg (in ontwikkeling) is
• er een ander kwaliteitsdocument is dat de organisatie van zorg beschrijft

Zie ook uitklapveld: Visie op organisatie van zorg

Wanneer er al een gezamenlijke visie is, dan controleert de kerngroep de kwaliteit van het document. Het format visiedocument kan hierbij behulpzaam zijn. De kerngroep legt zo nodig contact met de oorspronkelijke auteurs.

Voldoet het bestaande document aan de kwaliteitseisen van de kerngroep, ga dan verder bij uitklapveld ‘plan van aanpak zorgnetwerk opstellen’.

Leg het bestaande (visie)document tijdens de eerste bijeenkomst van het zorgnetwerk voor aan alle leden van het zorgnetwerk. Zie ook uitklapveld ‘eerste bijeenkomst’.

Opstellen visiedocument organisatie van zorg

Als blijkt dat er geen gezamenlijk document is dat de visie op organisatie van zorg beschrijft, dan ontwikkelt de kerngroep een concept visiedocument organisatie van zorg. Het format visiedocument kan hierbij behulpzaam zijn.

Let op: denk hierbij aan een nationaal netwerk, maar ook aan een (eur)regionaal netwerk.

Voorbeelden van visiedocumenten organisatie van zorg zijn te vinden op:

• zichtopzeldzaam.nl
• zorgstandaarden.net
• hoofdstuk Organisatie van zorg in diverse zorgstandaarden, module Organisatie van zorg
• VSOP visiedocument NF1 visiedocument

Leg het (concept) visiedocument tijdens de eerste bijeenkomst van het zorgnetwerk voor aan alle leden van het zorgnetwerk. Zie ook uitklapveld ‘eerste bijeenkomst’.

Van concept naar definitief visiedocument organisatie van zorg

Met de uitkomsten van de eerste bijeenkomst kan de definitieve versie gemaakt worden. Het schrijven en opstellen van het document kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld:

1. Uitbesteden aan een beleids-/projectmedewerker die nauw samenwerkt met een (aan te stellen) projectgroep, bestaande uit relevante zorgverleners en een afvaardiging vanuit de patiëntenorganisatie.
2. Uitvoeren door een (aan te stellen) projectgroep, die bestaat uit relevante zorgverleners en een afvaardiging vanuit de patiëntenorganisatie.

Zodra de projectgroep tevreden is over de inhoud, kunnen de leden van zorgnetwerk het concept becommentariëren.  

Stel een plan van aanpak op en leg dit voor aan het gehele zorgnetwerk tijdens de eerste bijeenkomst van het zorgnetwerk. Zie ook uitklapveld: eerste bijeenkomst.

Advies:
Het plan van aanpak bevat onder andere:

1. Het doel van het zorgnetwerk
2. Een overzicht van wensen en behoeften wat betreft te realiseren producten, zoals richtlijn, zorgstandaard, (richtlijn) module organisatie van zorg of een medisch inhoudelijke (richtlijn) module, profiel regievoerend arts en criteria behandelcentrum.
   Kijk voor voorbeelden op: richtlijnendatabase; zichtopzeldzaam; zorginzicht
3. De werkwijze voor de te ontwikkelen producten en fasering. De kerngroep kan de gewenste producten zelf ontwikkelen, of hiervoor een externe kracht inhuren (projectleider of -medewerker). Ook kan een, binnen het zorgnetwerk ingestelde werkgroep, het concept opstellen. Alle leden van het zorgnetwerk beoordelen het concept.
4. Een planning en vergaderschema
5. Een ‘Samenwerkingsovereenkomst zorgnetwerk’ van betrokkenen uit het zorgnetwerk.

• Nodig de bestaande contacten van het expertisecentrum en de patiëntenorganisatie uit.
• Nodig de relevante discipline(s) van relevante zorginstellingen uit (Denk aan: UMC’s, STZ-huizen, algemene ziekenhuizen en categorale instellingen).
• Verstuur de uitnodiging aan de relevante wetenschappelijke en beroepsverenigingen met verzoek onder leden te verspreiden of als nieuwsbericht te plaatsen (Zie de website van Med-info of de website van de Federatie van Medisch Specialisten voor een overzicht van de wetenschappelijke en beroepsverenigingen).
• Verzamel de aanmeldingen voor participatie zorgnetwerk. Zie ook ‘projectorganisatie’.

Advies: gebruik een meersporenbeleid: door de uitnodiging via meerdere kanalen uit te zetten is de kans groter dat de relevante zorgverleners/disciplines bereikt worden.

• Bepaal de datum, tijd en locatie voor de bijeenkomst, afhankelijk van het aantal aanmeldingen voor het zorgnetwerk.
  Advies: plan de bijeenkomst ver (genoeg) vooruit en beleg een bijeenkomst van 2,5 à 3 uur. Denk qua locatie bijvoorbeeld aan www.pgosupport.nl, of organiseer een digitaal overleg.
• Bepaal de inhoud  van de bijeenkomst, met onder andere de introductie van de verschillende zorginstellingen d.m.v. pitches, plan van aanpak, visiedocument etc.
• Bespreek wie de voorzitter is van eerste bijeenkomst (onafhankelijke of iemand van de kerngroep).
• Stel een uitnodiging op met een agenda en verstuur deze, samen met relevante concepten/documenten aan de aangemelde zorgverleners van het zorgnetwerk.
  Tip: vraag in de mail om aanmelding voor de bijeenkomst, zodat duidelijk is hoeveel personen aanwezig zullen zijn.
• Hou de bijeenkomst en verwerk na afloop de resultaten. Zorg voor een notulist tijdens de bijeenkomst, die alle actiepunten verzamelt en daarna uitwerkt.

De eerste bijeenkomst van het zorgnetwerk is een startpunt en geen eindpunt. Het zorgnetwerk gaat met elkaar aan de slag om het netwerk in te richten en te onderhouden, producten te ontwikkelen, actie te ondernemen op de afspraken die tijdens de eerste bijeenkomst gemaakt zijn en dit regelmatig te evalueren op volgende netwerkbijeenkomsten.

Meer informatie over bijvoorbeeld het ondernemen van activiteiten binnen het zorgnetwerk staat in de
Handreiking aandoeningspecifieke netwerken.

Een overzicht van hulpmiddelen om de samenwerking in de zorg op te zetten of te verstevigen:

• De juiste zorg op de juiste plek
• Vilans